Si vous démarrez ces démarches deux semaines avant l'entrée en fonction, vous arrivez en retard. Comptez 4 à 6 semaines pour faire les choses proprement, surtout si votre futur salarié est ressortissant hors UE/AELE.

Voici le séquencement, du plus en amont au jour de l'entrée en poste.

4 à 6 semaines avant la prise de fonction

1. S'affilier à une caisse AVS comme employeur

Si vous n'avez jamais embauché, votre entreprise n'est pas affiliée à une caisse de compensation comme employeur. C'est la première démarche. Vous obtenez un numéro d'employeur qui sera demandé partout ensuite.

En Vaud : Caisse cantonale vaudoise de compensation AVS. À Genève : OCAS. Inscription en ligne, environ dix minutes. Numéro attribué sous 48 heures.

2. Choisir et signer avec une caisse LPP (2e pilier)

Vous devez assurer votre salarié au 2e pilier dès qu'il dépasse le seuil d'entrée LPP (consulter le barème en vigueur sur bsv.admin.ch, autour de 22'000 CHF/an ces dernières années). L'affiliation à la part risque (décès, invalidité) débute dès 18 ans, la part vieillesse à partir de 25 ans (art. 7 LPP).

Comparez deux ou trois caisses (Swiss Life, Helvetia, AXA, Profond, Caisse fédérale de pensions). Le seul critère qui compte vraiment : les frais annuels, généralement entre 0.3 % et 1 % des avoirs sous gestion. Sur 30 ans de carrière, ça fait des dizaines de milliers de francs de différence pour votre salarié.

3. S'affilier à un assureur LAA (accidents)

Obligatoire dès le 1er salarié (Loi sur l'assurance-accidents, LAA). Couvre les accidents professionnels (100 % à charge de l'employeur) et non-professionnels (100 % à charge de l'employé) si le salarié travaille au moins 8 heures par semaine.

Pour les secteurs industrie, construction, transport, certains commerces : la SUVA est l'assureur légal obligatoire. Pour les autres secteurs (services, conseil, restauration, profession libérale), libre choix entre les assureurs privés (Helsana, CSS, Visana, Sanitas, Generali).

4. S'inscrire à la caisse d'allocations familiales du canton

Obligatoire dès le premier salarié, indépendamment du fait que le salarié ait des enfants ou non (Loi fédérale sur les allocations familiales, LAFam). La cotisation varie selon le canton — typiquement 1.4 à 3 %, à 100 % à charge de l'employeur. Souvent gérée par la même caisse que l'AVS.

2 à 4 semaines avant

5. Préparer le contrat de travail

Le minimum légal couvre : nature du contrat (durée déterminée ou indéterminée), salaire, temps de travail, vacances (minimum 4 semaines, art. 329a CO), période d'essai (1 à 3 mois maximum), délai de congé.

Avant de rédiger, vérifiez si votre activité est couverte par une convention collective de travail (CCT) étendue. C'est le cas pour de nombreux secteurs en Suisse : hôtellerie-restauration, sécurité, nettoyage, construction, coiffure, plâtrerie-peinture, location de services, certains commerces de détail. La CCT étendue est obligatoirement applicable, elle prime sur ce que vous voulez écrire dans le contrat (salaire minimum, vacances, 13e salaire).

Liste des CCT étendues sur : seco.admin.ch.

6. Vérifier le permis si l'employé n'est pas suisse

Pour les ressortissants UE/AELE : une simple déclaration en ligne suffit jusqu'à 90 jours par année civile (procédure d'annonce). Au-delà, le salarié doit demander un permis B ou L à l'autorité cantonale de la population.

Pour les ressortissants hors UE/AELE : démarche d'autorisation préalable auprès du Secrétariat d'État aux migrations (SEM) avant la prise d'emploi. Comptez 4 à 8 semaines, et préparez-vous à démontrer que vous n'avez pas trouvé de candidat équivalent sur le marché suisse ou européen. Les quotas annuels sont limités.

Le jour de l'entrée en fonction et après

7. Annoncer l'arrivée aux caisses, sous 8 jours

Une fois le salarié en poste, vous avez huit jours pour transmettre l'annonce d'entrée à :

Beaucoup d'employeurs centralisent désormais ces annonces via le standard Swissdec, transmis depuis le logiciel de paie en un seul flux. Si vous gérez la paie en interne avec Excel, c'est faisable mais fastidieux.

Et n'oubliez pas l'impôt à la source

Si votre salarié est étranger sans permis C, vous devez prélever l'impôt à la source chaque mois et le verser à l'administration cantonale des impôts. Le barème dépend du canton, du salaire et de la situation familiale. Une erreur fréquente qui se retrouve en contrôle 2 à 3 ans plus tard.

Et tous les mois : le décompte de salaire

Chaque mois, vous calculez le salaire brut, déduisez les charges sociales (part employé) et l'impôt à la source si applicable, établissez la fiche de salaire, et versez le net au plus tard le dernier jour du mois (sauf usage différent prévu au contrat). Les cotisations sociales sont versées aux caisses selon une périodicité mensuelle ou trimestrielle selon les caisses.

Pour un premier salarié, c'est typiquement le moment où on délègue à un fiduciaire. C'est exactement le périmètre de notre formule Huma.Direct : gestion complète de la paie et des affiliations, à forfait annuel, premier salarié inclus.

Sources